Formerfordernisse für Dokumente
Grundlegende Anforderungen
Das Ausstellungsdatum der Dokumente beziehungsweise das Beglaubigungsdatum der notariell beglaubigten Kopie des gültigen Identitätsnachweises dürfen nicht länger als 3 Monate zurückliegen. Bei Identitätsnachweisen ohne Ablaufdatum können Dokumente, deren Ausstellungsdatum länger als 10 Jahre zurückliegt, nicht akzeptiert werden.
Folgende Nachweise für unterschiedliche Kontotypen sind von der Regelung betreffend das Ausstellungsdatum ausgenommen: der Bescheid zur Genehmigung zur Emission von Treibhausgasen (für Anlagenbetreiberkonten), der Bescheid zur Genehmigung des Überwachungskonzepts (für Luftfahrzeugbetreiberkonten), Gründungsurkunde der juristischen Person (nur für Personenkonten im nationalen Kyoto Protokoll-Register).
Dokumente beziehungsweise die notariell beglaubigten Kopien müssen im Original per Post an die österreichische Emissionshandelsregisterstelle übermittelt werden.
Elektronisch amtlich signierte Dokumente sowie Dokumente, deren Beglaubigungsvermerk mittels elektronischer notarieller Beurkundungssignatur erfolgt, müssen per E-Mail im Original übermittelt werden.
Beglaubigung, Legalisation
Beglaubigungen müssen von einem Notar oder einer vom nationalen Verwalter bezeichneten anderen Person mit ähnlicher Funktion vorgenommen werden (zum Beispiel von einem Gericht).
Dokumente und Nachweise, die nicht in Österreich ausgestellt wurden, müssen legalisiert (=beglaubigt) werden.
Nachweise aus Mitgliedsstaaten des Haager Beglaubigungsübereinkommens müssen eine (elektronische) Apostille tragen.
Eine (elektronische) Apostille ist nicht notwendig, wenn zwischen Österreich und dem Ausstellungsland des Dokuments ein zwischenstaatliches Abkommen über die wechselseitige Anerkennung von öffentlich-rechtlichen Urkunden besteht.
Nachweise aus Staaten, die nicht Mitgliedsstaaten des Haager Beglaubigungsübereinkommens sind, müssen nach Erfüllung des innerstaatlichen Beglaubigungsweges im Herkunftsland durch die zuständige österreichische Vertretungsbehörde im Ausstellungsland der Dokumente in korrekter Form beglaubigt werden (Überbeglaubigungsvermerk). Erst danach ist der Nachweis anerkennungsfähig.
Übersetzung fremdsprachiger Dokumente
Die Österreichische Emissionshandelsregisterstelle akzeptiert Dokumente in deutscher und englischer Sprache. Dokumente in anderen Sprachen müssen von einer beglaubigten Übersetzung ins Deutsche oder Englische begleitet werden. Die Übersetzung muss von einem Übersetzer vorgenommen werden, der durch ein nationales Gericht oder eine andere Verwaltungsbehörde (zum Beispiel Justizministerium) öffentlich bestellt und beeidigt ist.
Bitte beachten Sie weiters:
- Dokumente müssen vor der Übersetzung legalisiert werden.
- Beglaubigungsvermerke und Siegel/Stempel müssen übersetzt sein.
- Übersetzung und beglaubigtes Dokument müssen untrennbar miteinander verbunden sein.
Um das Risiko zu vermeiden, dass eine ausländische Übersetzung aufgrund der von Land zu Land sehr verschiedenen Auswahlkriterien für Übersetzer nicht anerkannt wird, empfiehlt die Registerstelle dringend, die Übersetzungen bei geeigneten Übersetzern in Österreich anfertigen zu lassen.
Unter den folgenden beiden Links finden Sie Zugang zu zwei Websites, die Ihnen bei der Suche nach geeigneten Übersetzern in Österreich nützlich sein können:
Österreichischer Verband der allgemein beeideten und gerichtlich zertifizierten Dolmetscher
Wir weisen darauf hin, dass sowohl das legalisierte Dokument als auch die Übersetzung im Original der Österreichischen Emissionshandelsregisterstelle übermittelt werden müssen.
Beglaubigung und Übersetzung von nicht in Österreich ausgestellten Dokumenten
Die 2019 in Kraft getretene Verordnung (EU) 2016/1191 (Förderung der Freizügigkeit von Bürgern durch die Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union und zur Änderung der Verordnung (EU) 1024/2012) sieht bei bestimmten, von den Behörden eines Mitgliedstaats ausgestellten öffentlichen Urkunden, die den Behörden eines anderen Mitgliedstaats vorgelegt werden müssen, eine Befreiung von der Legalisation oder ähnlicher Förmlichkeiten beziehungsweise die Vereinfachung sonstiger Förmlichkeiten vor.
Dies betrifft die folgenden Dokumente, die der Österreichischen Emissionshandelsregisterstelle im Rahmen von Kontoeröffnungen und Kontoänderungen vorgelegt werden müssen, wenn sie von Behörden eines Mitgliedstaats der EU ausgestellt wurden:
- Notariell beglaubigte Kopien von Nachweisen zur Identität (Reisepass oder Personalausweis)
- Wohnsitznachweis
- Strafregisterbescheinigung
Für diese genannten Dokumente sind (elektronische) Apostillen oder andere Formen der Legalisierung nicht mehr erforderlich.
Die Übersetzung eines Dokuments, welches von einem EU-Mitgliedstaat ausgestellt und nicht in deutscher oder englischer Sprache verfasst ist, durch einen Übersetzer, der durch ein nationales Gericht oder eine andere Verwaltungsbehörde (zum Beispiel Justizministerium) öffentlich bestellt und beeidet ist, kann entfallen, wenn das Dokument statt dessen von einem von der Behörde (die das amtliche Dokument ausgestellt hat) ausgefüllten und angehängtem Formular entsprechend der Anhänge der Verordnung (EU) 2016/1191 begleitet ist. Dies gilt ebenfalls für die oben angeführten Dokumente.
Unter nachfolgendem Link können Sie die Verordnung (EU) 2016/1191 abrufen:
Die Verordnung gilt nicht für Dokumente aus Drittstaaten (außerhalb der EU).